1. Vì sao trung tâm giáo dục cần tổng đài ảo
Các trường học, trung tâm đào tạo và tổ chức giáo dục ngày nay đều mong muốn tìm ra giải pháp hiện đại để nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng kịp thời nhu cầu của học viên. Việc ứng dụng công nghệ vào quá trình tuyển sinh và chăm sóc học viên không chỉ giúp tối ưu hiệu quả giao tiếp mà còn góp phần xây dựng niềm tin và gia tăng sự hài lòng từ phía học viên..
Tại VTI Education, mỗi mùa tuyển sinh cao điểm, điện thoại luôn “cháy máy”. Cuộc gọi đến dồn dập: hỏi về học phí, chương trình, lịch khai giảng, hỗ trợ thanh toán… nhưng nhiều học viên phải gọi lại 2–3 lần mới kết nối được. Hệ quả: cơ hội tuyển sinh bị bỏ lỡ, trải nghiệm học viên giảm sút.
Sau khóa học, trung tâm cũng gặp khó trong việc chăm sóc:
- Học viên muốn hỏi thêm tài liệu, lịch bổ sung nhưng không được phản hồi kịp.
- Khó theo dõi lịch sử trao đổi, nhân viên mới phải hỏi lại nhiều lần.
- Tỷ lệ học viên quay lại hoặc giới thiệu bạn bè chưa cao.
- Chưa tận dụng được dữ liệu lưu trữ ở phần mềm nội bộ
2. Những thách thức mà VTI Education phải đối mặt
VTI Education, một trong những đơn vị giáo dục nhận thức rõ về tầm quan trọng của công nghệ trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ, đã từng bước chuyển đổi mô hình giao tiếp của mình sang hướng hiện đại và tiện lợi hơn
- Hệ thống truyền thống như điện thoại cố định, trung tâm chăm sóc khách hàng thiếu linh hoạt. Cuộc gọi nhỡ dồn ứ trong mùa tuyển sinh cao điểm, không ai có kiên nhẫn gọi lại quá nhiều lần
- Các nền tảng lưu trữ dữ liệu không đồng bộ, họ gặp phải nhiều khó khăn trong việc chăm sóc học viên và duy trì mối liên kết hiệu quả. Thiếu dữ liệu để quản lý và cải thiện không có dữ liệu rõ ràng: tổng cuộc gọi, tỷ lệ cuộc gọi nhỡ, thời gian trung bình phản hồi
- Hệ thống cũ không đủ khả năng đáp ứng kịp thời yêu cầu của học viên, dễ gây mất lòng tin và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Thiếu kết nối đa kênh giữa các kênh gọi thoại, Zalo, FB, chat,.. phản hồi chậm chễ không đồng bộ
- Phân bổ cuộc gọi không công bằng giữa các nhân viên
3. Mục tiêu khi tìm kiếm giải pháp
- Linh hoạt, khả năng mở rộng, tích hợp đa phương tiện, dễ sử dụng và chi phí hợp lý. Hạ tầng không cồng kềnh, bảo trì dễ dàng hoặc có thể xử lý khối lượng cuộc gọi lớn trong giờ cao điểm
- Tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao khả năng kết nối toàn diện và đem lại trải nghiệm tốt nhất cho học viên
- Tích hợp đa dạng trong phương thức liên lạc, bao gồm thoại, chat, email, hay video call
- Khả năng tùy biến theo từng quy mô, định hướng phát triển và ngân sách của doanh nghiệp giáo dục
4. Case study: VTI Education ứng dụng tổng đài ảo
Để giải quyết những “điểm đau” này, VTI Education đã lựa chọn tổng đài ảo PiTEL PBX.
Tối ưu mùa tuyển sinh cao điểm
- IVR thông minh: Học viên chọn phím để gặp đúng bộ phận.
- Phân bổ cuộc gọi công bằng: Giảm tải cho tư vấn viên, không bỏ sót cuộc gọi.
- Báo cáo chi tiết: Quản lý dễ dàng theo dõi số lượng, tỷ lệ cuộc gọi nhỡ, hiệu suất tư vấn.
👉 Kết quả: Giảm số cuộc gọi nhỡ, tăng tốc độ phản hồi trong mùa tuyển sinh.
Chăm sóc học viên sau khóa học
- Lưu trữ lịch sử liên lạc: Mọi thông tin được đồng bộ, học viên không phải lặp lại vấn đề.
- API tích hợp Quản lý đa kênh: Facebook, Zalo, website đều tập trung một nơi.
- Tự động nhắc lịch & gợi ý khóa mới: Tạo cảm giác học viên luôn được quan tâm.
Ghi âm & lưu trữ cuộc gọi
- Mọi cuộc gọi đều được lưu lại. Đây là kho dữ liệu quý giá để đào tạo tư vấn viên, kiểm soát chất lượng và xử lý các tình huống phát sinh.
Hoạt động trên nền tảng Cloud, mọi lúc mọi nơi
- Trung tâm không cần đầu tư phần cứng hay thuê IT vận hành. Khi số lượng học viên tăng, hệ thống có thể mở rộng dễ dàng, tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo ổn định.
- PiTEL PBX là khả năng vận hành linh hoạt trên mọi thiết bị như điện thoại bàn, điện thoại di động hoặc cả trên trình duyệt web, giúp nhân viên luôn sẵn sàng hỗ trợ học viên mọi lúc, mọi nơi.
5. PiTEL PBX triển khai cho trung tâm VTI Education
Trong thực tế, việc ứng dụng PiTEL PBX vào doanh nghiệp giáo dục như VTI Education đã giúp họ thay đổi cách giao tiếp và chăm sóc học viên theo chiều hướng tích cực:
- Nhân viên tư vấn, bộ phận chăm sóc khách hàng không còn bị giới hạn về không gian hay thời gian mà có thể xử lý cuộc gọi và phản hồi nhanh chóng qua các thiết bị có kết nối internet
- Hệ thống tổng đài ảo còn giúp doanh nghiệp phân tích dữ liệu cuộc gọi, đo lường hiệu quả tương tác, từ đó điều chỉnh các chiến lược chăm sóc khách hàng phù hợp
- Các kịch bản tự động này có thể giúp doanh nghiệp lọc các nội dung quan trọng, xử lý các yêu cầu lặp đi lặp lại một cách tự động, giảm tải cho nhân viên, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động
- Nâng cao trải nghiệm học viên mà còn tối ưu hóa vận hành, tiết kiệm đáng kể nguồn lực và chi phí
6. Vì sao tổng đài ảo PiTEL PBX là lựa chọn lý tưởng cho giáo dục
- Phù hợp với trung tâm vừa và nhỏ: Dễ triển khai, không cần đầu tư phần cứng.
- Linh hoạt, tiết kiệm chi phí: Hoạt động trên nền tảng Cloud, mở rộng dễ dàng.
- API tích hợp – Quản lý đa kênh trong một nền tảng duy nhất: Tránh bỏ sót học viên.
- Gia tăng trải nghiệm học viên: Từ khâu tuyển sinh đến chăm sóc sau học.
7. Kết quả tại VTI Education
VTI Education nâng cao trải nghiệm học viên với Tổng đài ảo PiTEL PBX là bước đi chiến lược nhằm thích nghi với thời đại số, nâng cao chất lượng dịch vụ và nâng tầm thương hiệu trong lĩnh vực giáo dục. Công nghệ tổng đài ảo không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hoá các hoạt động liên lạc mà còn đem lại lợi ích lâu dài về mặt tài chính, quản lý và chăm sóc khách hàng. Chính nhờ các tính năng vượt trội, khả năng tùy biến cao và tính linh hoạt trên đa nền tảng, PiTEL PBX đã trở thành công cụ đắc lực giúp VTI Education và các doanh nghiệp giáo dục khác nâng cao trải nghiệm học viên một cách toàn diện và bền vững.
👉 Nếu bạn đang điều hành một trung tâm đào tạo và gặp tình trạng quá tải cuộc gọi, bỏ lỡ học viên, hãy tham khảo ngay tổng đài ảo PiTEL PBX để tối ưu vận hành và nâng cao trải nghiệm học viên.
