Giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME)

Tổng đài ảo, còn được gọi là hệ thống tổng đài liên lạc doanh nghiệp, là một mô hình làm việc trong đó các nhân viên chăm sóc khách hàng không bị giới hạn trong một địa điểm cố định tại doanh nghiệp.

Với hệ thống tổng đài ảo, các doanh nghiệp có thể xây dựng cho một đội ngũ nhân viên môi trường làm việc linh hoạt, từ xa, sẵn sàng hỗ trợ 24/7. Các nhân viên có thể làm việc ở bất kỳ đâu, tiếp nhận các cuộc gọi đến từ khách hàng và xử lý các yêu cầu gọi đi. Đây là một giải pháp tiết kiệm chi phí so với các trung tâm liên lạc truyền thống, đồng thời cung cấp các tùy chọn triển khai linh hoạt.

Hệ thống tổng đài ảo hoạt động như thế nào?

Hệ thống tổng đài ảo hoạt động dựa trên môi trường internet đều được thiết lập để xử lý các cuộc gọi đến và đi từ xa. Các cuộc gọi được lưu trữ trên đám mây hoặc server có sẵn của doanh nghiệp, tùy theo yêu cầu cụ thể. Sau khi hệ thống tổng đài ảo được triển khai, khách hàng có thể đăng nhập và làm việc từ bất kỳ đâu, đồng thời xử lý các cuộc gọi của khách hàng thông qua công nghệ VoIP tiên tiến.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp vấn đề gì trong chăm sóc khách hàng

SME mất trung bình 20–30% khách hàng tiềm năng mỗi tháng chỉ vì: không gọi lại kịp, không có nhân viên trực, hoặc không thể chuyển đúng bộ phận.

CHI PHÍ

Doanh nghiệp không đầu tư hệ thống tổng đài, để nhân viên sử dụng điện thoại cá nhân trong quá trình liên hệ với khách hàng, dẫn đến việc mất kiểm soát và gia tăng rủi ro đánh mất khách hàng. Khi khách gọi đến nhưng không được kết nối đúng người, đúng bộ phận, cơ hội tư vấn và hỗ trợ kịp thời cũng bị bỏ lỡ

Việc không ghi âm và lưu trữ cuộc gọi khiến dữ liệu chăm sóc khách hàng bị mất, đồng thời gây khó khăn trong việc xử lý các khiếu nại. Thông tin khách hàng không được đồng bộ khiến đội ngũ kinh doanh gặp khó khăn trong việc chốt sale, làm mất đi nhiều khách hàng tiềm năng dù doanh nghiệp đã đầu tư mạnh vào marketing

Không có công cụ đo lường hiệu suất và báo cáo cụ thể khiến doanh nghiệp không thể xác định được nguồn lực đang bị lãng phí. KPI được đánh giá cảm tính, thiếu minh bạch, và không thể biết rõ ai đang làm việc hiệu quả

Mỗi lần mở rộng quy mô đội ngũ chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp buộc phải đầu tư thêm thiết bị và hạ tầng, dẫn đến chi phí tăng nhanh theo cấp số nhân, gây áp lực lớn về tài chính và vận hành.

VẬN HÀNH

Mỗi kênh giao tiếp (Zalo, Facebook, điện thoại…) hoạt động độc lập, không có sự thống nhất, khiến quy trình chăm sóc khách hàng bị vỡ, gây lãng phí nguồn lực và giảm hiệu quả hỗ trợ.

Thiếu hệ thống tổng đài khiến doanh nghiệp không định tuyến được cuộc gọi đến đúng người. Khách phải tự tìm cách liên hệ, gây khó khăn và dễ bỏ đi nếu không được hỗ trợ kịp thời.

Doanh nghiệp không phân bổ nhân sự hợp lý theo giờ cao điểm, dẫn đến tình trạng người thì rảnh, người thì quá tải, làm giảm hiệu suất chung. Đồng thời, không có cơ chế chuyển tiếp ngoài giờ khiến khách hàng gọi sau 6h tối bị bỏ lỡ

Khi nhân viên nghỉ phép hoặc nghỉ việc, khách cũ không được tiếp quản dẫn đến mất mối và đứt liên lạc. CSKH không có quy trình chuẩn tạo trải nghiệm thiếu chuyên nghiệp cho khách hàng.

Các tính năng nổi bật của tổng đài ảo dành cho các doanh nghiệp SME

Tính năng IVR (Interactive Voice Response): Cho phép khách hàng lựa chọn các tùy chọn bằng cách nhấn phím trên bàn phím điện thoại.

Tính năng ACD (Automatic Call Distribution): Giúp phân phối cuộc gọi đến các nhân viên theo một quy tắc được cài đặt trước.

Tính năng Detect Voicemil: Phát hiện, nhân diện và bỏ qua cuộc gọi nếu cuộc gọi đi vào voicemail

Tính năng Conference Call: Cho phép nhiều người tham gia trong cuộc gọi cùng một lúc; Tính năng Call Forwarding: Chuyển tiếp cuộc gọi đến số điện thoại khác nếu nhân viên không thể tiếp nhận cuộc gọi.

Tính năng Caller ID: Hiển thị thông tin người gọi cho nhân viên trước khi họ nhận cuộc gọi;

Ghi âm cuộc gọi: Tính năng này cho phép doanh nghiệp ghi lại các cuộc gọi để đánh giá chất lượng dịch vụ, đào tạo nhân viên và cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng

Thống kê và báo cáo:Tổng đài ảo cung cấp các báo cáo chi tiết về lưu lượng cuộc gọi, thời gian chờ, và hiệu suất của nhân viên, giúp doanh nghiệp phân tích và cải thiện dịch vụ khách hàng.

API Tích hợp với CRM, ERP:Tính năng tích hợp với phần mềm quản lý khách hàng (CRM) giúp nhân viên dễ dàng truy cập thông tin khách hàng trong quá trình giao tiếp, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ.

NHẬN BÁO GIÁ TỔNG ĐÀI ẢO
DOANH NGHIỆP SME

Chúng tôi mang đến giải pháp toàn diện cho ngành giáo dục với chi phí tối ưu, giúp tổ chức đào tạo tiết kiệm ngân sách mà vẫn đảm bảo hiệu quả.

Lợi ích khi triển khai tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME

Tối ưu chi phí – Triển khai nhanh chóng

Tổng đài ảo PiTEL là giải pháp viễn thông lý tưởng cho mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các SME đang tìm kiếm một hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp nhưng tiết kiệm. Không cần am hiểu kỹ thuật, không phải đầu tư phần cứng đắt đỏ – chỉ trong vài phút thiết lập qua internet, doanh nghiệp đã có ngay một tổng đài thông minh, dễ sử dụng, vận hành linh hoạt ở bất cứ đâu.

Tăng trưởng nhanh – Vận hành đơn giản

PiTEL xóa bỏ hoàn toàn những rào cản khiến doanh nghiệp nhỏ từng ngần ngại đầu tư tổng đài: không cần hạ tầng phức tạp, không mất phí thuê đội ngũ IT, cũng không lo bảo trì hệ thống. Doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ tổng đài dễ dàng chỉ với vài thao tác – nhanh chóng, hiệu quả và rõ ràng. Mỗi cuộc gọi trở nên chuyên nghiệp hơn, mỗi khách hàng được chăm sóc tốt hơn.

Chăm sóc khách hàng như doanh nghiệp lớn

Với chi phí hợp lý, doanh nghiệp vừa và nhỏ đã có thể tiếp cận các tính năng giống tập đoàn lớn – như ghi âm cuộc gọi, định tuyến thông minh, báo cáo hiệu suất, quản lý đa kênh. Tổng đài ảo PiTEL không đơn thuần là công cụ liên lạc – mà là nền tảng giúp doanh nghiệp SME nâng tầm trải nghiệm khách hàng, tối ưu hiệu quả kinh doanh và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp ngay từ những cuộc gọi đầu tiên.

Triển khai giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME

1

2

3

4 Đánh giá mức độ sẵn sàng của hạ tầng

Loại bỏ nhu cầu thiết lập hạ tầng và cài đặt phần cứng, doanh nghiệp vẫn cần được trang bị các công cụ và hỗ trợ hạ tầng cần thiết để đảm bảo dịch vụ khách hàng không bị gián đoạn — như truy cập VPN, kết nối internet ổn định, máy tính để bàn/laptop/điện thoại thông minh. Việc đánh giá hạ tầng sẵn có cần xem xét các yếu tố như: phương tiện truyền thông (SIP, PRI, gateway) và các bộ xử lý máy chủ cùng thông số kỹ thuật liên quan.

Lựa chọn triển khai On Cloud hoặc On-premise

Yếu tố chính của hệ thống tổng đài ảo là tốc độ triển khai. Hệ thống không cần phần cứng, giúp việc triển khai diễn ra nhanh chóng và dễ dàng trong môi trường kinh doanh của bạn. Bạn có thể triển khai một trung tâm liên lạc hoàn chỉnh với giải pháp từ xa chỉ trong vài giờ, đồng thời cấu hình IVR và số điện thoại theo thời gian thực

Đào tạo nhân sự

Các nhân viên của bạn cần được đào tạo bài bản và trang bị công cụ để sử dụng hệ thống tổng đài ảo một cách thuần thục. Tính năng trò chuyện nội bộ miễn phí sẽ giúp việc phối hợp nhóm trở nên dễ dàng hơn, đảm bảo rằng các nhân viên từ xa có thể liên lạc với nhau. Hệ thống tổng đài ảo của PiTEL cho phép nhân viên truy cập tất cả thông tin cần thiết trên một bảng điều khiển duy nhất.

Triển khai hoạt động

Kích hoạt các tính năng bổ sung và tích hợp trên hệ thông tổng đài ảo của PiTEL. Hệ thống của bạn sẽ được vận hành và đi vào hoạt động trong vòng 48 giờ.

Tại sao lại lựa chọn giải pháp của PiTEL

Make in Vietnam – Làm chủ công nghệ:

PiTEL Call Center là phần mềm do doanh nghiệp Việt Nam phát triển, đã được chứng nhận quyền tác giả, phù hợp với định hướng của Chính phủ trong việc thúc đẩy tự chủ công nghệ và phát triển nền công nghiệp phần mềm trong nước.

An toàn bảo mật:

Chứng nhận đạt chuẩn ISO 27001:2022 về quản lý an toàn thông tin và ISO 9001:2015 về hệ thống quản lý chất lượng. Điều này chứng minh cam kết của chúng tôi trong việc cung cấp dịch vụ ổn định, bảo mật và chuyên nghiệp

Nâng cấp dịch vụ

Chú trọng đầu tư vào nghiên cứu và phát triển nhằm cải tiến chất lượng, đáp ứng linh hoạt các yêu cầu thực tiễn. Liên tục cập nhật công nghệ, lắng nghe phản hồi để mang đến dịch vụ ổn định, hiệu quả

Đảm bảo vận hành liên tục

Giám sát và tiếp nhận sự cố 24/7 cùng các phương án dự phòng kỹ thuật, PiTEL đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục, giảm thiểu tối đa gián đoạn tạo tạo sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Trải nghiệm giải pháp

Nhận ngay mức giá ưu đãi khi sử dụng bộ giải pháp của PiTEL , giúp bạn tối ưu hóa chiến lược tiếp thị và tăng trưởng doanh nghiệp