Tổng đài PBX (Private Branch Exchange) ngày càng được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm sử dụng để kết nối cuộc gọi với các phòng ban và chi nhánh một cách thuận lợi, dễ dàng. Đặc biệt với những doanh nghiệp chăm sóc khách hàng qua điện thoại thì càng quan trọng hơn. Hãy cùng Pitel tìm hiểu rõ hơn về tổng đài PBX qua bài viết dưới đây nhé.
Tổng đài PBX là gì?
PBX là viết tắt của cụm từ Private Branch Exchange (Tổng đài nhánh riêng), là một mạng điện thoại nội bộ được sử dụng trong doanh nghiệp. Người dùng hệ thống điện thoại PBX chia sẻ chung đường điện thoại để thực hiện các cuộc gọi ra bên ngoài, giúp tối ưu hóa chi phí và quản lý liên lạc.
PBX không chỉ kết nối các điện thoại nội bộ mà còn kết nối với mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN). Hiện nay, xu hướng phát triển mới của tổng đài PBX đang chuyển dần sang hệ thống VoIP PBX (hay IP PBX), sử dụng giao thức Internet (IP) để truyền tải cuộc gọi, giúp giảm chi phí và mang lại nhiều tính năng hiện đại hơn.
Tổng đài PBX gồm những loại nào?
Hiện nay có thể chia tổng đài PBX thành 4 loại phổ biến gồm:
PBX (Private Branch Exchange)
PBX truyền thống thường sử dụng các đường dây điện thoại analog hoặc kỹ thuật số để truyền dẫn cuộc gọi.
PBX Thuê/Ảo
Là mô hình tổng đài PBX mà doanh nghiệp thuê từ một nhà cung cấp dịch vụ được triển khai từ xa.
IP PBX
Sử dụng công nghệ VoIP (Voice over IP) để truyền tải các cuộc gọi qua mạng internet thay vì sử dụng các đường dây điện thoại truyền thống.
IP PBX Thuê/ Ảo
Đây là mô hình tổng đài IP PBX được cung cấp dưới dạng dịch vụ từ xa, trên nền tảng đám mây.
Nguyên lý hoạt động của tổng đài IP PBX như thế nào?
Tổng đài IP PBX hoạt động dựa trên công nghệ VoIP. Thay vì sử dụng dây dẫn vật lý như PBX truyền thống, IP PBX truyền âm thanh qua internet. Nguyên lý hoạt động cơ bản gồm các bước sau:
- Chuyển đổi âm thanh: Âm thanh từ cuộc gọi được chuyển đổi thành các gói dữ liệu.
- Truyền qua mạng: Các gói dữ liệu này được truyền qua mạng IP (mạng internet hoặc mạng nội bộ).
- Phân phối cuộc gọi: Tổng đài IP PBX sẽ điều phối các cuộc gọi đến các máy nhánh nội bộ hoặc ra bên ngoài thông qua nhà cung cấp dịch vụ VoIP.
Tổng đài IP PBX có những tính năng gì?
Tổng đài IP PBX là một hệ thống sử dụng công nghệ VoIP để cung cấp khả năng kết nối cuộc gọi nội bộ trong doanh nghiệp thông qua mạng Internet. Hệ thống này mang đến nhiều tính năng hữu ích:
- Kết nối liên lạc với nhau qua mạng: Tổng đài IP cho phép kết nối cuộc gọi giữa các máy tính thông qua mạng nội bộ, giữa máy tính và điện thoại, hoặc giữa các điện thoại với nhau thông qua IP Gateway.
- Tổ chức hội nghị lớn: IP PBX hỗ trợ tổ chức các hội nghị quy mô lớn với nhiều thành viên tham gia từ xa, giúp doanh nghiệp dễ dàng tổ chức cuộc họp với số lượng người tham gia lớn hơn so với các nền tảng trực tuyến khác.
Ngoài ra, tổng đài IP PBX còn cung cấp các dịch vụ hữu ích như:
- Call Forwarding: Chuyển tiếp cuộc gọi đến một số máy nhánh (Extension) khi người nhận không thể nghe máy.
- Transfer: Chuyển hướng cuộc gọi nội bộ dễ dàng giữa các nhân viên.
- Pickup: Cho phép các máy nhánh có thể nhấc máy thay nhau trong cùng một nhóm được chỉ định.
- IVR và Voice Mail: Hỗ trợ tương tác thoại và gửi tin nhắn thoại, giúp cải thiện hiệu quả chăm sóc khách hàng.
Lợi ích tổng đài IP PBX mang lại là gì?
- Dễ dàng làm việc bất cứ đâu: Dù ở bất kỳ đâu, từ văn phòng, quán cà phê, trên đường, hay thậm chí ở nước ngoài, các thành viên đều có thể tham gia cuộc họp thông qua điện thoại IP hoặc máy tính xách tay kết nối với hệ thống PBX. Điều này cho phép bạn và đồng nghiệp làm việc, tổ chức các cuộc họp mọi lúc, mọi nơi.
- Dễ dàng kết nối với số lượng lớn: Các nhân viên trong công ty dễ dàng kết nối và làm việc cùng nhau qua nền tảng Internet với số lượng lớn người tham gia, điều này tạo ra lợi thế vượt trội so với các phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp khác.
- Miễn phí và bảo mật: Việc tham gia các cuộc họp cũng hoàn toàn miễn phí đối với các thành viên. Ngoài ra, hệ thống IP PBX còn cho phép tổ chức các hội nghị quy mô lớn, đảm bảo nhiều người tham gia cùng lúc mà vẫn duy trì tính bảo mật cao, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể các chi phí liên quan.
Khác biệt giữa tổng đài PBX truyền thống và tổng đài IP PBX
Mặc dù tổng đài PBX truyền thống và tổng đài IP PBX đều được nhiều doanh nghiệp sử dụng, nhưng giữa chúng có những khác biệt quan trọng:
Công nghệ sử dụng
PBX truyền thống: Sử dụng các đường dây điện thoại analog hoặc kỹ thuật số để truyền dẫn cuộc gọi. Mỗi cuộc gọi đi qua hệ thống dây dẫn vật lý.
IP PBX: Sử dụng công nghệ VoIP (Voice over IP) để truyền tải cuộc gọi qua mạng internet hoặc mạng LAN. Hệ thống này hiện đại hơn và linh hoạt hơn so với PBX truyền thống.
Khả năng truyền dữ liệu và thoại
PBX truyền thống không thể truyền dữ liệu và thoại trên cùng một đường dây.
IP PBX cho phép truyền tải cả dữ liệu và thoại qua cùng một kết nối mạng, giúp tối ưu hóa hạ tầng mạng và giảm chi phí vận hành.
Tính năng tích hợp
PBX truyền thống chỉ hỗ trợ các chức năng cơ bản của một tổng đài như quản lý cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, và nhấc máy nội bộ.
IP PBX ngoài các chức năng cơ bản, còn tích hợp nhiều tính năng hiện đại như hỗ trợ Web, tin nhắn tức thời (Instant Message), E-mail, fax, Web Call Back, Web Chat, và các dịch vụ giao tiếp khác.
Hỗ trợ thiết bị đầu cuối
PBX truyền thống chỉ hỗ trợ điện thoại cố định hoặc các máy nhánh nội bộ.
IP PBX hỗ trợ đa dạng các thiết bị như điện thoại IP, máy tính cá nhân, và cả điện thoại analog.
Tính linh hoạt và khả năng mở rộng
PBX truyền thống khó mở rộng và yêu cầu thay đổi cơ sở hạ tầng khi cần tăng quy mô hệ thống.
IP PBX dễ dàng nâng cấp, bảo trì và mở rộng, đặc biệt là trong việc tích hợp các dịch vụ mới và kết nối từ xa, cho phép nhân viên làm việc di động hoặc từ xa.
Quản lý và sử dụng
PBX truyền thống yêu cầu quản lý phức tạp và ít linh hoạt trong việc thay đổi cấu trúc hoặc thêm mới các tính năng.
IP PBX dễ quản lý hơn nhờ có giao diện đồ họa (GUI) và được hỗ trợ bởi phần mềm, giúp đơn giản hóa quá trình sử dụng và bảo trì.
Ứng dụng của PBX đối với doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp nhỏ
Quản lý cuộc gọi: Doanh nghiệp có thể quản lý tất cả các cuộc gọi nội bộ và ra ngoài thông qua một hệ thống duy nhất, thay vì đầu tư vào các đường dây điện thoại riêng lẻ cho từng bộ phận.
Giảm chi phí: Hệ thống giúp giảm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.
Tăng cường tính chuyên nghiệp: Tăng cường tính chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng.
Tính năng hỗ trợ: PBX hỗ trợ nhiều tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi, hộp thư thoại, và quản lý cuộc gọi.
Nâng cao hiệu suất: Giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà không cần đầu tư quá nhiều vào cơ sở hạ tầng.
Đối với các tập đoàn lớn
Quản lý liên lạc nội bộ: PBX đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý liên lạc nội bộ và giữa các văn phòng cho các tập đoàn lớn có nhiều chi nhánh.
Đơn giản hóa quản lý cuộc gọi: Việc chuyển tiếp và quản lý cuộc gọi giữa các bộ phận trở nên đơn giản hơn.
Kết nối hiệu quả: Hệ thống giúp kết nối các bộ phận và chi nhánh với nhau một cách hiệu quả, bất kể vị trí địa lý.
Giảm chi phí gọi điện: Giảm thiểu chi phí gọi điện đường dài giữa các chi nhánh.
Hỗ trợ tính năng hiện đại: PBX hỗ trợ các tính năng như gọi hội nghị, voicemail, và tích hợp với hệ thống CRM.
Xu hướng phát triển của PBX
Phát triển dịch vụ đám mây
Ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng tổng đài PBX trên nền tảng đám mây. Điều này giúp tiết kiệm chi phí đầu tư vào hạ tầng phần cứng và mang lại tính linh hoạt cao trong việc mở rộng quy mô hệ thống. Hệ thống PBX đám mây cũng cho phép người dùng truy cập từ xa và làm việc mọi lúc, mọi nơi, phù hợp với xu hướng làm việc từ xa ngày càng gia tăng.
Tích hợp vào các ứng dụng thông minh
PBX hiện đại ngày càng tích hợp vào những ứng dụng thông minh như chatbot và trí tuệ nhân tạo (AI) để nâng cao trải nghiệm người dùng. Những công nghệ này không chỉ giúp tự động hóa các quy trình giao tiếp mà còn cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác cho khách hàng. Việc tích hợp AI còn giúp phân tích dữ liệu cuộc gọi, từ đó cải thiện dịch vụ khách hàng và đưa ra các quyết định thông minh hơn.
Bảo mật và quyền riêng tư
Yêu cầu về bảo mật trong hệ thống PBX ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin và dữ liệu của mình được bảo vệ khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn. Việc bại lộ thông tin doanh nghiệp có thể gây tổn thất lớn về tài chính và uy tín. Do đó, các giải pháp PBX hiện nay cần được thiết kế với các tính năng bảo mật mạnh mẽ, bao gồm mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng, và giám sát hệ thống để ngăn chặn các hành vi xâm nhập trái phép để bảo vệ doanh nghiệp.
Pitel cung cấp tổng đài PBX uy tín hàng đầu hiện nay
Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tổng đài PBX để quản lý và kết nối nội bộ với nhau bởi chúng có rất nhiều tính năng và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên để tìm được công ty cung cấp dịch vụ uy tín và tích hợp công nghệ hiện đại không phải dễ, hiểu được điều đó nên Pitel ra đời với tiêu chí hoạt động chất lượng đặt khách hàng lên trên hết luôn sẵn sàng phục vụ quý khách. Nếu quý khách có nhu cầu sử dụng tổng đài PBX thì nhớ liên hệ với chúng tôi.
