Với khả năng cung cấp dịch vụ liên lạc chất lượng cao qua Internet, tổng đài VoIP đang trở thành xu hướng phổ biến trong các doanh nghiệp. Hệ thống này không chỉ giúp quản lý cuộc gọi một cách hiệu quả mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với các phương pháp truyền thống. Trong bài viết này, PiTEL sẽ cung cấp những thông tin chi tiết và hữu ích hơn về tổng đài VoIP và lợi ích của nó mang lại cho doanh nghiệp
1. Tổng đài VoIP là gì?
Tổng đài VoIP (hay tổng đài IP) là một hệ thống điện thoại sử dụng công nghệ truyền thoại qua mạng máy tính (TCP/IP). Điều này có nghĩa là các cuộc gọi được thực hiện trên nền tảng Internet thay vì qua các đường dây điện thoại truyền thống. Hệ thống này hoạt động liên tục và không bị giới hạn về mặt địa lý, cho phép người dùng có thể thực hiện và nhận cuộc gọi từ bất kỳ đâu miễn là có kết nối Internet.
Tổng đài VoIP rất phù hợp cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc trung tâm dịch vụ khách hàng. Nhân viên có thể dễ dàng liên lạc trong nội bộ giữa các bộ phận với nhau hoặc liên lạc trực tiếp với khách hàng một cách nhanh chóng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí liên lạc một cách đáng kể.
2. Phân loại Tổng đài VoIP
Có hai loại tổng đài VoIP chính mà doanh nghiệp có thể lựa chọn: tổng đài VoIP cứng và tổng đài VoIP mềm. Mỗi loại đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
Tổng đài VoIP cứng
Tổng đài VoIP cứng là thiết bị phần cứng chuyên dụng được thiết kế để xử lý các cuộc gọi qua Internet. Thiết bị bao gồm các thẻ giao tiếp, máy chủ server,…thường được đặt tại văn phòng của doanh nghiệp và kết nối với mạng LAN để hoạt động.
- Ổn định và độ tin cậy cao
- Xử lý được lượng lớn cuộc gọi cùng một lúc
- Không phụ thuộc vào đường truyền mạng, dễ dàng sử dụng
- Chi phí đầu tư ban đầu cao, yêu cầu kỹ thuật lắp đặt phức tạp
Tổng đài VoIP mềm
Tổng đài VoIP mềm là một giải pháp dựa trên phần mềm, cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi qua các ứng dụng trên máy tính, điện thoại di động hoặc tablet. Người dùng chỉ cần cài đặt ứng dụng và kết nối với internet để bắt đầu thực hiện cuộc gọi.
- Linh hoạt và dễ dàng mở rộng
- Thêm/bớt người dùng nhanh chóng mà không cần thay thế thiết bị phần cứng
- Chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn Tổng đài VoIP cứng
- Truy cập ở bất kỳ đâu chỉ cần có Internet
- Tính ổn định liên lạc phụ thuộc vào đường truyền mạng
3. Ứng dụng tổng đài VoIP cho doanh nghiệp
Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ đã giúp cho tổng đài VoIP trở thành một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại. Với những đặc điểm nổi bật, hệ thống này đang dần thay thế các phương thức giao tiếp truyền thống.
- Quản lý và theo dõi cuộc gọi: Các tính năng như ghi âm cuộc gọi, báo cáo cuộc gọi lịch sử cuộc gọi và phân tích dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng và đưa ra chiến lược phù hợp
- Tăng cường giao tiếp nội bộ: Liên lạc dễ dàng thúc đẩy sự hợp tác và cải thiện hiệu suất làm việc
- Tích hợp với các phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, dễ dàng truy cập thông tin khách hàng nâng cao chất lượng dịch vụ
- Tiết kiệm chi phí liên lạc khi cuộc gọi được thực hiện qua Internet, chi phí cho các cuộc gọi quốc tế và liên tỉnh giảm so với hệ thống điện thoại truyền thống.
4. Lắp đặt tổng đài ảo VoIP cho doanh nghiệp như thế nào?
Việc lắp đặt tổng đài ảo VoIP cho doanh nghiệp không phải là quá khó khăn, nhưng cần chú ý đến một số bước cơ bản sau:
-
Đăng ký đầu số Tổng đài
Bước đầu tiên trong việc lắp đặt tổng đài VoIP là đăng ký đầu số. Doanh nghiệp có thể chọn đầu số cố định như 02xx, 09xx, hay các đầu số đặc biệt như 1800xx/1900xx.
Có hai loại đầu số mà doanh nghiệp có thể lựa chọn: VoIP và Analog. Đối với VoIP, doanh nghiệp cần cấu hình trực tiếp trên tổng đài qua Internet với các nhà cung cấp như FPT, CMC, Viettel. Còn đối với Analog, doanh nghiệp cần thiết bị chuyển đổi và có thể lựa chọn nhà cung cấp như VNPT hay Viettel.
-
Mua tổng đài VoIP
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài VoIP uy tín, giá cả phù hợp, tính năng đầy đủ đáp ứng được nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Cài đặt cấu hình hệ thống và test chạy thử để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định
-
Mua thiết bị đầu cuối
Cần trang bị các thiết bị đầu cuối như điện thoại IP, tai nghe và micro để phục vụ cho việc thực hiện các cuộc gọi. Các thiết bị này sẽ kết nối với tổng đài VoIP và giúp nhân viên thực hiện công việc một cách thuận lợi hơn.
5. Những tính năng quan trọng của Tổng đài VoIP
Tổng đài VoIP cung cấp nhiều tính năng vượt trội so với các hệ thống tổng đài analog truyền thống. Dưới đây là một số tính năng quan trọng:
- Ghi âm cuộc gọi: Lưu trữ thông tin quan trọng và sử dụng chúng để đào tạo nhân viên, cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng và đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên
- Hệ thống trả lời tự động IVR giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực với những việc lặp đi lặp lại, Khách hàng có thể tự tìm kiếm thông tin và kết nối đến bộ phận cần thiết
- Tích hợp CRM theo dõi được hành trình tương tác của khách hàng và tối ưu hóa quy trình làm việc
- Báo cáo và phân tích cuộc gọi theo dõi hiệu suất công việc thông qua số lượng cuộc gọi, thời gian cuộc gọi trung bình, tỷ lệ gọi thành công,…
6. Lợi ích của tổng đài VoIP
Khi sử dụng tổng đài VoIP, doanh nghiệp có thể tận dụng nhiều lợi ích đáng kể. Không chỉ là một công cụ liên lạc, nó còn là một giải pháp toàn diện giúp cải thiện hiệu suất và tăng trưởng kinh doanh.
Tiết kiệm chi phí:
- Giảm chi phí cuộc gọi đường dài, quốc tế
- Không cần đầu tư nhiều vào cơ sở hạ tầng
- Chi phí bảo trì thấp
Tăng cường hiệu suất làm việc
- Quản lý cuộc gọi chuyên nghiệp
- Tăng tốc độ xử lý công việc
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Linh hoạt và dễ mở rộng
- Dễ dàng mở rộng quy mô
- Làm việc từ xa hiệu quả
- Tích hợp đa nền tảng
7. Sự khác nhau giữa tổng đài tổng đài ảo VoIP và Analog truyền thống
| Tiêu chí | Tổng đài VoIP | Hệ thống analog |
| Công nghệ sử dụng | Truyền tải dữ liệu qua Internet | Truyền tải qua dây điện thoại |
| Cơ sở hạ tầng | Không yêu cầu phức tạp, chỉ cần kết nối Internet | Yêu cầu dây điện thoại và thiết bị chuyên dụng |
| Tính năng và tích hợp | Nhiều tính năng hiện đại như ghi âm, chuyển cuộc gọi, tích hợp CRM | Hạn chế về tính năng, chủ yếu chỉ hỗ trợ gọi thoại cơ bản |
| Chi phí đầu tư | Thấp hơn, không cần thiết bị phần cứng cồng kềnh | Cao hơn, cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng và thiết bị |
| Khả năng mở rộng | Dễ dàng thêm số mới, không bị hạn chế bởi phần cứng | Khó khăn, cần nâng cấp thiết bị và dây cáp |
| Tính linh hoạt | Hỗ trợ làm việc từ xa, linh hoạt | Gò bó ở một vị trí cố định |
| Độ tin cậy và khả dụng | Phụ thuộc vào chất lượng Internet, có thể bị gián đoạn khi mạng gặp sự cố | Ổn định, ít phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài |
8. PiTEL là địa chỉ cung cấp tổng đài VoIP hàng đầu hiện nay
Nếu bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp tổng đài IP VoIP chất lượng, PiTEL là một trong những lựa chọn hàng đầu. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp liên lạc cho doanh nghiệp, PiTEL cam kết mang đến dịch vụ tốt nhất với mức giá hợp lý. Luôn hỗ trợ khách hàng 24/7/ giải đáp mọi vấn đề liên quan.
>> Có thể bạn muốn biết
Tổng đài viên là gì? Lương bổng và quyền lợi như thế nào?
Tổng đài nội bộ là gì? Doanh nghiệp nào nên sử dụng?
