7+ lợi ích của Auto Call mang lại cho ngành giáo dục

Auto Call là một giải pháp công nghệ tiên tiến, cho phép thực hiện hàng trăm cuộc gọi tự động đến học sinh, phụ huynh hoặc các đối tác giáo dục. Auto Call không chỉ đơn thuần là công cụ thông báo mà còn là cầu nối kết nối mối quan hệ giữa các bên trong quá trình học tập. Bên cạnh đó, áp dụng Auto Call vào giáo dục hỗ trợ các trung tâm, nhà trường thông báo kịp thời những thông tin quan trọng một cách tự động và nhanh chóng. Cùng PiTEL tìm hiểu và phân tích những lợi ích mà Auto Call mang lại cho ngành giáo dục

1. Khó khăn của ngành giáo dục

Số lượng học sinh, học viên của các trung tâm và trường học ngày càng nhiều, việc quản lý thông tin và giao tiếp với mọi người gặp rất nhiều thách thức. Thông tin được truyền tải một cách khó khăn và không đầy đủ nhất phụ huynh và đặc biệt là phải sử dụng một nguồn lực lớn để thực hiện việc giao tiếp thủ công này. Một số khó khăn khi chưa áp dụng Auto call vào ngành giáo dục

• Sự gia tăng số lượng học sinh, quy mô trường học khiến quản lý gặp nhiều thách thức.

Quản lý thông tin giữa nhà trường và phụ huynh trở nên phức tạp vì số lương học viên gia tăng nhanh kéo theo sự mở rộng về quy mô trường lớp, trung tâm. Các phương thức giao tiếp truyền thống như gọi điện, gửi thư không còn phù hợp gây khó khăn trong việc truyền tải thông tin, thông báo một cách kịp thời và chính xác

• Giao tiếp giữa nhà trường và phụ huynh thường thiếu kịp thời và đồng bộ.

Thông tin cần truyền đạt chậm trễ không kịp thời và không đồng bộ trên các nền tảng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng học viên cũng như trung tâm giáo dục. Các yêu cầu, thắc mắc từ phía phụ huynh/ học viên không được giải quyết kịp thời và nhanh chóng

• Thiếu nguồn lực để thực hiện giao tiếp thủ công.

Sử dụng các phương thức thủ công như gọi điện, gửi thư hay nhắn tin đòi hỏi một số lượng lớn nhân lực để thực hiện công việc này. Quá tải công việc sẽ dẫn đến những sai sót trong quá trình truyền tải thông tin. Bên cạnh đó là đào tạo nhân viên tốn nhiều thời gian và chi phí của công ty

• Phụ huynh thường bỏ sót email hoặc tin nhắn, gây hiểu nhầm thông tin.

Những thông tin quan trọng và chi tiết thường sẽ được nhà trường, trung tâm gửi thông qua email hay tin nhắn. Bỏ qua thông tin là điều không thể tránh khỏi dẫn đến sự hiểu lầm và không nắm bắt được tình hình xung quanh quá trình học tập

2. Ứng dụng Auto Call trong ngành giáo dục, trung tâm tiếng anh

Với sự phát triển của công nghệ, Auto call trong giáo dục đã trở thành một giải pháp hữu hiệu cho việc cải thiện giao tiếp. Trung tâm tiếng Anh và các trường học có thể áp dụng hệ thống này để thông báo và nhắc nhở một cách nhanh chóng và tiện lợi.

• Thông báo lịch học, lịch thi

Nhà trường có thể tự động gọi điện đến từng phụ huynh để thông báo về thời gian học tập hoặc kỳ thi sắp tới. Điều này không chỉ giảm thiểu lỗi do giao tiếp thủ công mà còn đảm bảo rằng phụ huynh sẽ nắm chắc thông tin.Việc sử dụng Auto Call giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực. Thông tin được truyền đi một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn

• Nhắc nhở học phí hoặc thanh toán dịch vụ giáo dục.

Áp dụng Auto Call để nhắc nhở học phí, thanh toán dịch vụ giáo dục nhằm tránh tình trạng chậm trễ trong thanh toán đồng thời tạo ra sự chuyên nghiệp trong quản lý tài chính của nhà trường. Ngoài ra Auto Call cũng ghi nhận phản hồi và thu thập ý kiến của học viên/ phụ huynh giúp nhà trường nắm bắt được tình hình chung và ra quyết định hỗ trợ xử lý kịp thời

• Báo cáo kết quả học tập, chuyên cần của học sinh.

Cập nhật thông tin về tình hình học tập để học viên/ phụ huynh nắm bắt được tình hình và tiến độ học tập. Bên cạnh đó còn tạo cơ hội để phụ huynh/học viên đóng góp ý kiến, hỗ trợ học tập một cách hiệu quả hơn.

• Gửi thông báo khẩn cấp như dịch bệnh, thay đổi đột xuất lịch trình.

Sau đại dịch Covid-19, việc thông báo tự động động các tình huống khẩn cấp là vô cùng quan trọng. Các thông tin cập nhật tình hình thay đổi về nhà trường đến với phụ huynh/học viên đặc biệt là giáo dục ý thức y tế cộng đồng đối với học viên để nâng cao ý thức bảo vê bản thân và mọi người xung quanh.

• Quảng bá các sự kiện ngoại khóa, hội thảo hoặc chương trình đặc biệt

Thông qua Auto Call, nhà trường/trung tâm có thể tự động gọi điện cho phụ huynh để thông báo về sự kiện một cách kịp thời. Đảm bảo phụ huynh luôn nắm bắt được mọi thông tin xung quanh môi trường học tập của con/em mình. Gây dựng niềm tin giữa nhà trường/trung tấm đối với phụ huynh/học viên

3. Lợi ích của Auto Call

Khi áp dụng Auto call trong giáo dục, cả nhà trường và phụ huynh đều có thể nhận thấy những lợi ích rõ ràng. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật mà hệ thống này mang lại.

• Đối với nhà trường

– Tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp với phụ huynh và học sinh, xây dựng hình ảnh uy tín, gây ấn tượng với phụ huynh thông qua việc quan tâm và tạo dựng được niềm tin cho học viên/phụ huynh

– Tiết kiệm thời gian và nhân lực cho các hoạt động gọi điện thủ công, nhân viên tập trung vào các công việc như hỗ trợ hay cải tiến chất lượng giáo dục

– Truyền tải thông tin nhanh chóng, hạn chế sai sót hoặc nhầm lẫn nhất là khi thông báo về các sự kiện quan trọng hay khẩn cấp

– Tuyển sinh khóa học nhanh chóng và dễ dàng, tiếp cận khách hàng với những nội dung hấp dẫn, thông tin được truyền đạt đầy đủ và chi tiết

– Chăm sóc học viên từ việc hỏi thăm tình hình học tập đến việc nhắc nhở các hoạt động ngoại khóa tạo cảm giác gần gũi và quan tâm với học sinh/hoc viên và phụ huynh

• Đối với phụ huynh

– Dễ dàng nhận thông báo kịp thời về các hoạt động của con em, không còn lo lắng về việc bỏ lỡ những thông tin quan trọng, phụ huynh chủ động hơn trong việc theo dõi tình hình học tập

-Tăng sự gắn kết và tương tác với nhà trường, xây dựng một môi trường học tập tích cực, phụ huynh thoải mái đóng góp và chia sẻ góp ý để cải thiện chất lượng giáo dục

4. Lưu ý khi dùng Auto Call trong giáo dục

Mặc dù Auto call trong giáo dục mang lại nhiều lợi ích, tuy nhiên vẫn cần lưu ý một số điểm quan trọng trong quá trình triển khai để đảm bảo hiệu quả tối đa.

• Đảm bảo nội dung thông báo ngắn gọn, chính xác, không gây hiểu nhầm.

Truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, chính xác, tránh sử dụng những thuật ngữ chuyên môn gây khó hiểu hay hiểu nhầm. Càng đơn giản và rõ ràng, thông điệp càng dễ dàng được tiếp nhận

• Lựa chọn ngôn ngữ, giọng điệu phù hợp với đối tượng nghe (phụ huynh, học sinh).

Sử dụng giọng điệu thân thiện và gần gũi để thông điệp được truyền tải mà người nhận cảm thấy thoải mái và dễ tiếp thu. Tăng hiệu quả giao tiếp và tạo ấn tượng tích cực về nhà trường trong mắt phụ huynh và học sinh

• Lựa chọn hệ thống Auto Call đáng tin cậy, có khả năng tùy chỉnh linh hoạt.

Một hệ thống tốt sẽ cho phép nhà trường dễ dàng thiết lập các cuộc gọi tự động theo lịch trình và nội dung mong muốn. Ngoài ra, hệ thống cần phải ổn định và có khả năng xử lý nhiều cuộc gọi cùng lúc mà không gặp trục trặc.

• Kiểm tra trước khi triển khai để đảm bảo thông tin được gửi đúng đối tượng.

Phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót, tránh tình trạng thông tin không đến được tay người nhận.Việc kiểm tra trước sẽ giúp nhà trường đánh giá được tính hiệu quả của hệ thống và điều chỉnh nếu cần thiết. Điều này đảm bảo rằng mọi thông điệp đều được truyền tải chính xác và hiệu quả.

• Đảm bảo dữ liệu cá nhân của phụ huynh và học sinh được bảo mật.

Nhà trường cần đảm bảo rằng thông tin cá nhân không bị lộ ra ngoài và chỉ được sử dụng cho mục đích giao tiếp chính thức.Hãy chọn các giải pháp có chính sách bảo mật rõ ràng và đảm bảo rằng thông tin được lưu trữ an toàn. Sự tin tưởng từ phụ huynh đối với nhà trường sẽ được củng cố khi họ cảm thấy thông tin của họ được bảo vệ tốt.

• Không lạm dụng Auto Call gây phiền toái cho người nhận, Chỉ sử dụng cho các thông báo quan trọng và cần thiết.

Nhận quá nhiều cuộc gọi từ 1 liên lạc duy nhất khiến khách hàng cảm thấy khó chịu và gây mất thiện cảm đối với thương hiệu. Hãy xác định rõ mục đích của mỗi cuộc gọi và đảm bảo rằng thông điệp truyền đi đều có giá trị đối với phụ huynh/ học viên

5. Pitel chuyên cung cấp giải pháp auto call hàng đầu hiện nay

PiTEL là một trong những công ty hàng đầu cung cấp giải pháp Auto call “Make in VietNam”. Với hệ thống hiện đại, linh hoạt và dễ sử dụng, PiTEL Auto Call sẽ giúp các trường học và trung tâm giáo dục tối ưu hóa quy trình giao tiếp với phụ huynh và học sinh.

Tóm lại, PiTEL Auto call đã và đang chứng minh được vai trò quan trọng của mình trong việc cải thiện giao tiếp giữa nhà trường, phụ huynh và học sinh. Những lợi ích mà hệ thống này mang lại không chỉ đơn thuần là việc thông báo mà còn góp phần xây dựng một môi trường học tập chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

>> Tìm hiểu thêm

6+ Lưu ý của Auto Call đối với ngành Y tế

6+ Lợi ích của Auto Call trong CSKH