Xây dựng một kịch bản tổng đài thân thiện và chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt đối với khách hàng. Một lời chào thân thiện, một kịch bản tư vấn chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt đối với khách hàng, thông qua đó có thể cải thiện nâng cao trải nghiệm khách hàng và tạo ra sự khác biệt cho doanh nghiệp của bạn. Bài viết này, PiTEL sẽ cung cấp một số mẫu kịch bản tiêu biểu và hiệu quả cho doanh nghiệp.
1. Kịch bản tổng đài điện thoại là gì?
Kịch bản tổng đài điện thoại là tập hợp những nội dung được soạn chi tiết để nhân viên có thể dựa vào đó có thể giao tiếp, hỗ trợ xử lý thông tin khách hàng một cách nhanh nhất và chuyên nghiệp nhất. Đồng thời đảm bảo mọi thông tin cần thiết được truyền đạt rõ ràng và đủ ý.
Kịch bản tổng đài hoàn hảo không chỉ đơn thuần là lời chào mà còn phải chú ý đến cách thức thể hiển bao gồm lời nói của tổng đài viên, giọng điệu và cách xử lý tình huống đều cần phải được định hình từ trước. Thông qua kịch bản tổng đài phản ánh được phần nào phóng cách và giá trị cốt lõi của thương hiệu
2. Lý do sử dụng lời chào tổng đài điện thoại
Lời chào tổng đài không chỉ là một hình thức giao tiếp thông thường mà nó còn tác động đến thương hiệu của doanh nghiệp:
- Tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng
- Đảm bảo tính nhất quán trong giao tiếp
- Tiết kiệm thời gian xử lý cuộc gọi
- Hướng dẫn khách hàng một cách hiệu quả
- Nâng cao hiệu quả giải quyết vấn đề
Một lời chào tổng đài tốt sẽ:
- Tạo ấn tượng ban đầu tích cực: Khách hàng sẽ cảm thấy được chào đón và quý trọng.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp: Một kịch bản rõ ràng, mạch lạc cho thấy doanh nghiệp của bạn nghiêm túc trong việc phục vụ khách hàng.
- Giúp khách hàng cảm thấy an tâm: Nếu biết rằng có một đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng, khách hàng sẽ yên tâm hơn khi quyết định chọn lựa sản phẩm/dịch vụ của bạn.
3. 5 mẫu lời chào tổng đài hiệu quả cho doanh nghiệp
Để giúp bạn có thêm ý tưởng cho việc xây dựng kịch bản tổng đài của riêng mình. Dưới đây là 5 mẫu lời chào tổng đài phổ biến mà các doanh nghiệp có thể tham khảo. Mỗi kịch bản đều được thiết kế để phục vụ các mục đích khác nhau từ hỗ trợ kỹ thuật đến chăm sóc khách hàng.
Kịch bản tổng đài hỗ trợ kỹ thuật
Chào mừng quý khách đến với tổng đài hỗ trợ kỹ thuật của [Tên công ty]. Chúng tôi rất vui khi có cơ hội phục vụ quý khách.
Nhấn phím 1 nếu bạn cần hỗ trợ về phần mềm,
phím 2 nếu bạn cần hỗ trợ về phần cứng
phím 3 được kết nối trực tiếp với kỹ thuật viên
Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng giúp đỡ quý khách 24/7.
Hiện tại đã ngoài giờ làm việc. Vui lòng để lại tin nhắn hoặc gửi yêu cầu hỗ trợ đến email: [địa chỉ email]. Chúng tôi sẽ phản hồi trong thời gian sớm nhất
Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng giúp đỡ quý khách 24/7.
Cảm ơn quý khách đã gọi đến và hy vọng sẽ sớm giải quyết vấn đề của bạn!
Kịch bản tổng đài chăm sóc khách hàng
Xin chào! Cảm ơn quý khách đã gọi đến [Tên công ty]. Chúng tôi luôn mong muốn đem đến cho quý khách dịch vụ tốt nhất.
Nhấn phím 1 để báo cáo sự cố,
phím 2 để tìm hiểu thông tin sản phẩm,
phím 3 để trao đổi trực tiếp với tổng đài viên. Chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách ngay lập tức.
Cảm ơn quý khách đã tin tưởng sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Chúc quý khách một ngày tốt lành!”
Kịch bản tổng đài bán hàng/marketing
Chào mừng quý khách đến với tổng đài [Tên công ty]! Hôm nay chúng tôi có những ưu đãi đặc biệt dành riêng cho quý khách.”
Nội dung chương trình:
Giới thiệu ngắn gọn về chương trình khuyến mãi mới nhất
Nhấn mạnh các lợi ích và giá trị
Tạo cảm giác urgency (tính cấp thiết)
Nhấn phím 1 để được tư ván chi tiết về chương trình hoặc truy cập website để biết thêm thông tin chi tiết
Cảm ơn quý khách đã quan tâm đến chương trình. Đừng bỏ lỡ cơ hội hấp dẫn này!”
Kịch bản tổng đài thông báo nghỉ lễ
Cảm ơn quý khách đã liên hệ [Tên công ty]. Hiện tại, chúng tôi đang nghỉ lễ từ [ngày] đến [ngày].
Trong thời gian này, nếu có bất kỳ yêu cầu nào, vui lòng gửi email đến [địa chỉ email] hoặc liên hệ hotline khẩn [Số điện thoại]. Chúng tôi sẽ hồi đáp ngay khi trở lại làm việc.
Chúc quý khách một kỳ nghỉ lễ an lành và vui vẻ!
Kịch bản tổng đài xử lý khiếu nại
“Xin chào! Quý khách đang liên hệ tổng đài chăm sóc khách hàng của [Tên công ty].
Nhấn phím 1 để báo khiếu nại sản phẩm,
Nhấn phím 2 để gặp bộ phận bảo hành.
“Cảm ơn quý khách đã phản ánh, mọi ý kiến của khách hàng sẽ là động lực để chúng tôi hoàn thiện mỗi ngày!”
4. Tổng đài PiTEL cung cấp giải pháp tổng đài hàng đầu hiện nay
PiTEL là một nhà cung cấp nổi bật trong lĩnh vực giải pháp tổng đài IP. Với nhiều tính năng ưu việt, hệ thống tổng đài của PiTEL giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng và quản lý thông tin. Bên cạnh đó, PiTEL hỗ trợ cung cấp các kịch bản chuẩn và linh hoạt phù hợp với từng ngành nghề cụ thể đồng thời tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Cùng PiTEL xây dựng thương hiệu mạnh mẽ trên thị trường, nâng cao chất lượng dịch vụ và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
>> Có thể bạn muốn biết
6+ Phần mềm SMS Marketing hàng đầu 2025
SMS Gateway là gì? Những lợi ích đối với doanh nghiệp
