Tổng đài nội bộ là một phần không thể thiếu trong hệ thống liên lạc nội bộ của nhiều doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến những doanh nghiệp có quy mô lớn hỗ trợ tối ưu hóa quy trình giao tiếp nội bộ và với khách hàng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về tổng đài nội bộ và xác định liệu doanh nghiệp của bạn có nên đầu tư vào hệ thống này không?
1. Tổng đài nội bộ là gì
Tổng đài nội bộ (PBX) là hệ thống liên lạc cho phép thực hiện các cuộc gọi nội bộ miễn phí người dùng trong cùng một tổ chức, thường được sử dụng doanh nghiệp có nhiều chi nhánh/bộ phận. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống tổng đài nội bộ này để liên lạc ra các số điện thoại TELCO của khách hàng bên ngoài tạo sự thuận tiện trong việc liên lạc mà còn giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.
Một số tính năng nổi bật mà tổng đài nội bộ như: Kết nối cuộc gọi nhanh chóng, chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi,….đồng thời tổng đài ảo cũng tăng cường khả năng quản lý và bảo mật thông tin nhờ vào việc mã hóa dữ liệu và quản lý truy cập.
2. Phân loại tổng đài nội bộ
Có nhiều loại tổng đài nội bộ khác nhau trên thị trường, mỗi loại phù hợp với nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp. Dưới đây là ba loại tổng đài phổ biến nhất:
-
Tổng đài Analog (truyền thống)
Tổng đài Analog là loại tổng đài truyền thống, sử dụng đường dây điện thoại vật lý để kết nối các cuộc gọi. Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, yêu cầu đơn giản
– Ưu điểm của tổng đài Analog
- Chi phí đầu tư ban đầu thấp
- Dễ dàng lắp đặt và sử dụng
- Thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa
– Nhược điểm của tổng đài Analog
- Giới hạn số lượng cuộc gọi đồng thời
- Khó khăn trong việc mở rộng hệ thống khi doanh nghiệp phát triển
- Chi phí gọi nội bộ không miễn phí hoàn toàn
-
Tổng đài IP (VoIP)
Tổng đài IP hoạt động dựa trên công nghệ Voice over Internet Protocol (VoIP), cho phép cuộc gọi được thực hiện qua Internet. Phù hợp với các doanh nghiệp hiện đại vì khả năng mở rộng linh hoạt
– Ưu điểm của tổng đài IP
- Khả năng mở rộng linh hoạt
- Hỗ trợ nhiều tính năng hiện đại như ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi,….
- Tích hợp được với các ứng dụng khác như CRM, phần mềm quản lý doanh nghiệp,…
- Tiết kiệm chi phí do không cần lắp đặt đường dây điện thoại riêng
– Nhược điểm của tổng đài IP
- Cần kết nối Internet ổn định để đảm bảo chất lượng cuộc gọi
- Có thể yêu cầu chi phí đầu tư ban đầu cao hơn so với tổng đài Analog
-
Tổng đài ảo (Cloud PBX)
Tổng đài ảo hay còn gọi là Cloud PBX là dịch vụ tổng đài được cung cấp qua Internet, không cần phải lắp đặt phần cứng tại doanh nghiệp. Dữ liệu được lưu trữ hoàn toàn trên điện thoại đám mây
– Lợi ích của tổng đài ảo
- Không cần đầu tư vào phần cứng, dữ liệu lưu trữ hoàn toàn trên điện toán đám mây.
- Dễ dàng quản lý và truy cập từ bất kỳ đâu
- Tính năng cập nhật và nâng cấp liên tục từ nhà cung cấp dịch vụ
- Thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ đâu
– Hạn chế của tổng đài ảo
- Phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ Internet
- Chi phí có thể tăng lên nếu sử dụng nhiều tính năng bổ sung
3. Những tính năng của tổng đài nội bộ
Khi lựa chọn một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ, doanh nghiệp cần xem xét các tính năng mà nó cung cấp để đáp ứng nhu cầu giao tiếp của mình. Một số tính năng nổi bật bao gồm:
-
Cuộc gọi nội bộ miễn phí
Với tổng đài nội bộ, các cuộc gọi giữa các nhân viên trong cùng một hệ thống thường hoàn toàn miễn phí. Điều này giúp tiết kiệm chi phí liên lạc đáng kể cho doanh nghiệp, nhân viên có thể trao đổi công việc mà không phải mất thời gian tìm kiếm số điện thoại hay lo lắng về chi phí gọi
-
Tính năng chuyển tiếp cuộc gọi
Cuộc gọi sẽ được tự động chuyển đến một số điện thoại khác hay số điện thoại di động của nhân viên hay của một nhân viên khác đang online để duy trì liên lạc một cách liên tục, đảm bảo yêu cầu của khách hàng đều được đáp ứng kịp thời
-
Ghi âm cuộc gọi
Ghi âm cuộc gọi làm dữ liệu để đào tạo nhân viên và cải thiện dịch vụ khách hàng. Doanh nghiệp có thể lưu trữ các cuộc gọi để tham khảo sau này.
-
Giữ cuộc gọi
Khả năng giữ cuộc gọi giúp nhân viên linh hoạt hơn trong việc tìm kiếm những thông tin hữu ích, những giải pháp phù hợp hơn mà không sợ làm gián đoạn cuộc trò chuyện quan trọng. Tính năng này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn cải thiện trải nghiệm người dùng.
-
Tăng cường quản lý và bảo mật
Với khả năng mã hóa dữ liệu và quản lý truy cập, đảm bảo thông tin của doanh nghiệp luôn được bảo vệ an toàn khỏi các cuộc tấn công mạng.
4. Doanh nghiệp được lợi ích gì khi sử dụng tổng đài nội bộ
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí liên lạc, Cuộc gọi nội bộ miễn phí, tiết kiệm chi phí so với điện thoại truyền thống, giảm thiểu chi phí cho các cuộc gọi quốc tế
- Tăng cường hiệu quả làm việc Hệ thống liên lạc thống nhất, tiết kiệm thời gian, tương tác tốt giữa phòng ban.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Khi các cuộc gọi nội bộ được xử lý nhanh chóng, doanh nghiệp có thể kịp thời phản hồi và chăm sóc khách hàng tốt hơn, từ đó nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
- Nâng cao tính linh hoạt: Các hệ thống tổng đài hiện đại cho phép nhân viên làm việc từ xa, giúp tăng cường khả năng linh hoạt trong công việc và cải thiện sự hài lòng của nhân viên.
- Tăng cường bảo mật thông tin: Mã hóa cuộc gọi, xác thực người dùng, quản lý truy cập bảo vệ dữ liệu.
- Đơn giản hóa quản lý: Giao diện quản lý trực quan, tích hợp với các hệ thống khác để xây dựng một hệ thống liền mạch và hiệu quả hơn
5. Doanh nghiệp nào nên sử dụng tổng đài nội bộ?
- Doanh nghiệp có nhiều phòng ban, chi nhánh
- Công ty có nhu cầu giao tiếp nội bộ cao
- Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng
- Công ty có đội ngũ bán hàng qua điện thoại
- Tổ chức cần theo dõi và quản lý cuộc gọi
6. Các bước triển khai tổng đài điện thoại nội bộ
Để triển khai thành công một tổng đài nội bộ, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
- Đánh giá nhu cầu: Số lượng người dùng, tính năng cần thiết, khả năng mở rộng, sau đó xây dựng ngân sách hợp lý cho việc mua tổng đài
- Lựa chọn nhà cung cấp: Uy tín, kinh nghiệm, hỗ trợ kỹ thuật, tính năng và giá cả phù hợp. Hoặc tham khảo từ những người dùng trước để đưa ra quyết định đúng đắn
- Thiết kế hệ thống: Cấu trúc mạng, phân bố thiết bị, dự phòng và bảo mật, đảm bảo hệ thống hoạt động mượt mà và đảm bảo hệ thống luôn ổn định trong các tình huống khẩn cấp
- Cài đặt và cấu hình: Cài đặt phần cứng/phần mềm, cấu hình tính năng, người dùng, số nội bộ… đảm bảo mọi thứ sẵn sàng đi vào hoạt động
- Kiểm tra và thử nghiệm: Kiểm tra kết nối, thử nghiệm tính năng, đánh giá hiệu suất. Phát hiện kịp thời những vấn đề để đưa ra phương án xử lý,..
- Đào tạo nhân viên đều có thể sử dụng hệ thống một cách hiệu quả như hướng dẫn sử dụng tổng đài, quy định giao tiếp tổng đài nội bộ, các tính năng hỗ trợ khách hàng nhanh chóng
7. Hướng dẫn chọn tổng đài phù hợp với doanh nghiệp
Khi lựa chọn một tổng đài nội bộ, doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều yếu tố để đảm bảo rằng họ chọn được sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
- Xác định quy mô và nhu cầu sử dụng: Bạn là doanh nghiệp nhỏ thì chỉ cần tổng đài Analog là đủ. Bạn là doanh nghiệp có quy mô lớn tổng đài IP hay tổng đài ảo sẽ là lựa chọn phù hợp hơn
- Đánh giá ngân sách đầu tư: Chi phí đầu tư và chi phí duy trì là hai chi phí cần xem xét để đảm bảo doanh nghiệp không vượt quá ngân sách đề ra
- Cân nhắc khả năng mở rộng trong tương lai: Xem xét chiến lược dài hạn của công ty, khả năng mở rộng và phát triển để lựa chọn tổng đài linh hoạt
- Xem xét các tính năng cần thiết: Xác định những tính năng cần thiết cho hoạt động của mình, chẳng hạn như ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi,…
- So sánh các nhà cung cấp dịch vụ: Lựa chọn nhà cung cấp có giá cả phù hợp, hỗ trợ kỹ thuật 24/7, hệ thống với công nghệ mới nhất,….
8. PiTEL cung cấp tổng đài nội bộ uy tín hàng đầu
PiTEL là một trong những nhà cung cấp tổng đài nội bộ Make in Vietnam với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng tổng đài cho doanh nghiệp. Chúng tôi mang đến cho khách hàng những giải pháp tổng đài nội bộ linh hoạt, hiện đại và tiết kiệm chi phí nhất. Với đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm và tâm huyết, PiTEL cam kết cung cấp cho doanh nghiệp một hệ thống tổng đài nội bộ hoàn hảo, đáp ứng mọi nhu cầu liên lạc của tổ chức.
>> Tìm hiểu thêm
