Trong kỷ nguyên số hiện nay, việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh là điều vô cùng cần thiết. Auto Call, với khả năng tự động hóa việc thực hiện cuộc gọi, đang trở thành một công cụ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc tăng hiệu quả tiếp thị, chăm sóc khách hàng và tiết kiệm tối đa chi phí. Việc xây dựng một kịch bản Auto Call hiệu quả, phù hợp với từng lĩnh vực kinh doanh giúp doanh nghiệp gửi thông điệp đến khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại một cách nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp từ đó xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực và tạo dựng mối quan hệ bền chặt. Hãy cùng PiTEL tìm hiểu “bí kíp” xây dựng một mẫu kịch bản Auto Call hiệu quả thông qua bài viết dưới đây
Khái niệm Auto Call
Auto Call (gọi tự động) là một tính năng được tích hợp trong hệ thống tổng đài của doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tự động thực hiện hàng trăm, hàng nghìn cuộc gọi đến khách hàng trong thời gian ngắn để truyền tải thông tin sản phẩm, thông báo, thu thập thông tin,..một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Cơ chế hoạt động của Auto Call
Hệ thống Auto Call hoạt động dựa trên việc thiết lập trước một kịch bản Auto Call chi tiết. Kịch bản Auto Call này bao gồm lời thoại, câu hỏi, các lựa chọn và các nhánh cuộc gọi khác nhau. Khi có yêu cầu, hệ thống sẽ tự động gọi đến số điện thoại của khách hàng. Và chuyển tiếp đến nhân viên chăm sóc khách hàng tương ứng với nội dung điều hướng đã được thiếp lập sẵn.
Những lưu ý quan trọng khi áp dụng Auto Call
Việc xây dựng một kịch bản Auto Call hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố quan trọng sau:
- Xác định mục tiêu rõ ràng như thu thập thông tin khách hàng, giới thiệu sản phẩm, khuyến mãi,…
- Hiểu rõ đối tượng khách hàng để xây dựng phong cách giao tiếp và sở thích cửa từng nhóm khách hàng
- Thiết kế nội dung hấp dẫn và ngắn gọn truyền tải thông điệp rõ ràng và thu hút.
- Sử dụng ngôn ngữ phù hợp tránh sử dụng từ ngữ khó hiểu hoặc mang tính chất quảng cáo quá mức
- Kiểm tra và tối ưu hóa nội dung đảm bảo tính chính xác, logic và thu hút khách hàng
Mẫu kịch bản Auto Call cho 6 ngành nghề
Để giúp bạn có cái nhìn rõ hơn, PiTEL đưa ra 6 kịch bản Auto Call mẫu được áp dụng trong các lĩnh vực khác nhau. Hy vọng những kịch bản Auto Call này sẽ giúp bạn có thêm ý tưởng và ứng dụng phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.
Lĩnh vực bất động sản
Trong lĩnh vực bất động sản, Auto Call là một công cụ đắc lực giúp giới thiệu dự án, thu hút khách hàng tiềm năng và thúc đẩy quá trình bán hàng.
Kịch bản mẫu 1: Giới thiệu dự án căn hộ cao cấp
(Giọng nói chuyên nghiệp, thân thiện):
Lời chào: “Xin chào [Tên khách hàng], tôi là [Tên người gọi] từ [Tên công ty bất động sản]. Chúng tôi muốn thông báo về một dự án bất động sản mới tại khu vực của bạn.”
Thông tin dự án: “Dự án [Tên dự án] có nhiều tiện ích hấp dẫn và giá cả cạnh tranh. Bạn có muốn biết thêm chi tiết không?”
Tương tác: “Nếu bạn quan tâm, vui lòng nhấn phím 1 để nhận thông tin qua email hoặc phím 2 để đặt lịch hẹn với nhân viên tư vấn.”
Kết thúc: “Cảm ơn bạn đã lắng nghe. Chúc bạn một ngày tốt lành!”
Lưu ý:
- Sử dụng giọng điệu thân thiện, chuyên nghiệp để tạo dựng niềm tin cho khách hàng.
- Lồng ghép các chương trình ưu đãi, khuyến mãi hấp dẫn để thu hút khách hàng quan tâm.
- Kịch bản Auto Call cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh những thay đổi mới nhất của dự án.
Lĩnh vực Thương mại điện tử
Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, Auto Call đóng vai trò quan trọng trong việc chăm sóc khách hàng, xác nhận đơn hàng, thông báo tình trạng giao hàng hay thu thập phản hồi.
Kịch bản 1: Xác nhận đơn hàng
Lời chào: “Xin chào, đây là cuộc gọi tự động từ [Tên công ty]. Chúng tôi gọi để xác nhận đơn hàng của bạn.”
Xác nhận đơn hàng: “Đơn hàng số [Mã đơn hàng] của bạn đã được xác nhận và đang được xử lý. Bạn có muốn nghe thêm thông tin chi tiết không?”
Tương tác: “Để nghe thông tin chi tiết, vui lòng nhấn phím 1. Để thay đổi địa chỉ giao hàng, vui lòng nhấn phím 2.”
Kết thúc: “Cảm ơn bạn đã mua sắm tại [Tên công ty]. Chúc bạn một ngày tốt lành!”
Kịch bản mẫu 2: Khảo sát sự hài lòng của khách hàng
(Giọng nói tự động):
Lời chào: “Xin chào, đây là cuộc gọi tự động từ [Tên công ty]. Chúng tôi gọi để xác nhận đơn hàng của bạn.”
Xác nhận đơn hàng: “Đơn hàng số [Mã đơn hàng] của bạn, bao gồm các sản phẩm [Liệt kê sản phẩm], đã được xác nhận và đang được xử lý.” [[3]]
Thông báo giao hàng: “Đơn hàng của bạn dự kiến sẽ được giao vào ngày [Ngày giao hàng] trong khoảng thời gian từ [Giờ bắt đầu] đến [Giờ kết thúc]. Bạn có muốn thay đổi địa chỉ giao hàng không?” [[4]]
Khảo sát: “Sau khi nhận hàng, chúng tôi rất mong muốn nhận được đánh giá của bạn về trải nghiệm mua sắm. Bạn có thể đánh giá từ 1 đến 5, với 5 là rất hài lòng.” [[5]]
Kết thúc: “Cảm ơn bạn đã mua sắm tại [Tên công ty]. Chúc bạn một ngày tốt lành!”
Lưu ý:
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành.
- Kịch bản Auto Call cần được thiết kế linh hoạt, phù hợp với từng giai đoạn của quy trình bán hàng.
Lĩnh vực Ngân hàng/Tài chính
Trong lĩnh vực ngân hàng và tài chính, Auto Call là công cụ hữu ích giúp thông báo giao dịch, nhắc nhở thanh toán, tư vấn sản phẩm và dịch vụ tài chính cho khách hàng.
Kịch bản mẫu 1: Thông báo về giao dịch
Lời chào: Chào quý khách!
Thông báo: Đây là thông báo về giao dịch [Loại giao dịch: ví dụ: chuyển khoản, thanh toán, … ] trên tài khoản [Số tài khoản].
Số tiền giao dịch là [Số tiền].
Thời gian giao dịch là [Thời gian].
Tương tác: Để thắc mắc khiếu nại nhấn phím 1
Kết thúc: Cảm ơn quý khách đã sử dụng dịch vụ của chúng tôi!
Kịch bản mẫu 2: Nhắc nhở thanh toán
Lời chào: “Xin chào, đây là cuộc gọi tự động từ [Tên ngân hàng]. Chúng tôi muốn thông báo về tài khoản của bạn.”
Thông báo: “Khoản thanh toán thẻ tín dụng của bạn sẽ đến hạn vào ngày [Ngày đến hạn]. Bạn có muốn xác nhận số tiền cần thanh toán không?”
Tương tác: “Để xác nhận, vui lòng nhấn phím 1. Để nói chuyện với nhân viên hỗ trợ, vui lòng nhấn phím 2.”
Kết thúc: “Cảm ơn bạn đã sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Chúc bạn một ngày tốt lành!”
Kịch bản mẫu 3: Giới thiệu sản phẩm dịch vụ tài chính
Lời chào: Chào quý khách!
Thông báo[Tên ngân hàng] hiện đang có chương trình ưu đãi đặc biệt cho khách hàng sử dụng sản phẩm [Tên sản phẩm: ví dụ: thẻ ghi nợ quốc tế, gói vay ưu đãi, … ].
Quý khách sẽ được hưởng [Lợi ích: ví dụ: miễn phí thường niên, lãi suất ưu đãi, quà tặng hấp dẫn,…].
Tương tác: Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng bấm phím 1 để được tư vấn.
Kết thúc: Xin cảm ơn!
Lưu ý:
- Bảo mật thông tin khách hàng và tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.
- Kết hợp với các kênh liên lạc khác như website, email, tin nhắn để khách hàng có thể cập nhật thông tin chi tiết.
Lĩnh vực Giáo dục Đào tạo
Auto Call giúp các trường học, trung tâm đào tạo thông báo lịch học, điểm số, kết quả thi, tuyển sinh, giới thiệu khóa học mới một cách hiệu quả.
Kịch bản mẫu 1: Thông báo lịch học
Lời chào: “Xin chào, đây là cuộc gọi tự động từ [Tên trung tâm đào tạo]. Chúng tôi gọi để nhắc nhở bạn về lịch học.”
Thông báo: “Khóa học [Tên khóa học] của bạn sẽ bắt đầu vào ngày [Ngày bắt đầu]. Bạn có muốn xác nhận tham gia không?”
Tương tác: “Để xác nhận, vui lòng nhấn phím 1. Để thay đổi lịch học, vui lòng nhấn phím 2.”
Kịch bản mẫu 2: Thông báo điểm số
Lời chào: Chào [Tên học sinh]!
Thông báo: Kết quả thi [Tên môn học] của bạn đã được công bố.
Điểm số của bạn là [Điểm số].
Xin chúc mừng bạn đã đạt được kết quả tốt!
Tương tác: Quý phụ huynh/học sinh có thể tra cứu thông tin chi tiết trên website [Tên website].
Kết thúc: Cảm ơn!
Lưu ý:
- Sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng, tránh sử dụng từ ngữ chuyên ngành khó hiểu.
- Tạo cảm giác gần gũi, thân thiện với phụ huynh/học sinh.
Lĩnh vực Bảo hiểm
Trong lĩnh vực bảo hiểm, Auto Call có thể giúp doanh nghiệp tư vấn các sản phẩm bảo hiểm, nhắc nhở khách hàng đóng phí, thông báo về các quyền lợi bảo hiểm một cách hiệu quả.
Kịch bản mẫu 1: Tư vấn sản phẩm bảo hiểm
Lời chào: Chào quý khách!
Thông báo: [Tên công ty bảo hiểm] xin gửi đến quý khách gói bảo hiểm [Tên gói bảo hiểm] với nhiều quyền lợi hấp dẫn như [Liệt kê quyền lợi: Ví dụ: bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, …].
Sản phẩm phù hợp với [Đối tượng: ví dụ: người đi làm, gia đình, người cao tuổi, …].
Tương tác: Quý khách quan tâm, vui lòng bấm phím 1 để được tư vấn chi tiết hơn.
Kết thúc: Cảm ơn!
Kịch bản mẫu 2: Nhắc nhở đóng phí
Lời chào: “Xin chào, đây là cuộc gọi tự động từ [Tên công ty bảo hiểm]. Chúng tôi muốn thông báo về hợp đồng bảo hiểm của bạn.”
Thông báo: “Hợp đồng bảo hiểm [Loại bảo hiểm] của bạn sẽ hết hạn vào ngày [Ngày hết hạn]. Bạn có muốn gia hạn hợp đồng không?”
Tương tác: “Để gia hạn, vui lòng nhấn phím 1. Để tìm hiểu thêm về các gói bảo hiểm mới, vui lòng nhấn phím 2.”
Kết thúc: “Cảm ơn bạn đã tin tưởng [Tên công ty bảo hiểm]. Chúc bạn luôn an toàn và khỏe mạnh!”
Lưu ý:
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh thuật ngữ chuyên ngành dễ gây nhầm lẫn cho khách hàng.
- Tạo cảm giác an tâm, tin tưởng cho khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ bảo hiểm.
Lĩnh vực Y tế
Trong lĩnh vực y tế, Auto Call là công cụ hữu ích hỗ trợ bệnh viện, phòng khám nhắc nhở lịch hẹn khám bệnh, thông báo kết quả xét nghiệm, tư vấn sức khỏe đến cho người bệnh.
Kịch bản mẫu 1: Nhắc nhở lịch khám bệnh
Lời chào: “Xin chào, đây là cuộc gọi tự động từ [Tên bệnh viện/phòng khám]. Chúng tôi gọi để nhắc nhở bạn về lịch khám.”
Thông báo: “Bạn có lịch khám [Loại khám] vào ngày [Ngày khám] lúc [Giờ khám]. Bạn có muốn xác nhận lịch khám không?”
Tương tác: “Để xác nhận, vui lòng nhấn phím 1. Để thay đổi lịch khám, vui lòng nhấn phím 2.”
Kết thúc: “Cảm ơn bạn đã lựa chọn [Tên bệnh viện/phòng khám]. Chúc bạn luôn khỏe mạnh!”
Kịch bản mẫu 2: Thông báo kết quả xét nghiệm
Lời chào: Chào quý khách!
Thông báo: Kết quả xét nghiệm [Tên xét nghiệm] của quý khách đã có.
Kết quả như sau: [Kết quả].
Quý khách có thể đến bệnh viện [Tên bệnh viện] để nhận kết quả chi tiết hoặc tham khảo ý kiến bác sĩ tư vấn.
Kết thúc: Cảm ơn!
Lưu ý:
- Thông tin cần được cung cấp chính xác, cẩn trọng, đảm bảo tính bảo mật thông tin bệnh nhân.
- Ngôn ngữ sử dụng cần thân thiện, dễ hiểu, tạo cảm giác an tâm cho người bệnh.
- Nên sử dụng giọng đọc ấm áp, nhẹ nhàng để mang đến cảm giác thoải mái và dễ chịu cho người bệnh.
Nên chọn nhà cung cấp Auto Call nào
PiTEL nổi lên như một lựa chọn ưu việt cho doanh nghiệp về cung cấp giải pháp Auto Call “Make in Vietnam”. PiTEL cung cấp một giải pháp Auto Call được thiết kế riêng cho doanh nghiệp, hoạt động ổn định cùng với khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống có sẵn của doanh nghiệp. Việc lựa chọn PiTEL sẽ giúp doanh nghiệp triển khai một giải pháp gọi tự động hiệu quả, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
